Менеджер проектов должен уметь организовать не только работу своей команды, но и свой рабочий день. Иногда сделать второе сложнее, чем первое.

То, без чего не может существовать ни один рабочий день – это без митингов. Расположение команды и клиентов в разных часовых поясах существенно усложняет планирование дня, поскольку рабочее время менеджера и команды не всегда совпадает с рабочим временем клиентов. Если проект ни один, и митинги проводятся по каждому проекту каждый день, то начинают возникать трудности. А если еще и коллеги хотят помитинговать… и ни один раз в день, а несколько, то… Митинги необходимо планировать таким образом, чтобы они не мешали, а помогали в работе. Если в день встречи занимают 8 часов (поверьте, это реальная ситуация из жизненного опыта), то необходимо оставить лишь самые важные, а от остальных отказаться, поскольку не остается времени на выполнение других задач.

Клиенты, как дети, их необходимо любить, холить и лелеять. Если клиент доволен командой, он не только оставит о вас положительный отзыв, но может порекомендовать своим друзьям, да и сам останется с вами на продолжительное время. Именно поэтому коммуникации с клиентами в чатах, каналах, по почте необходимо уделять достаточно много времени. Поскольку запросы различного рода от клиентов в течении рабочего дня, недели, месяца и т.д. могут поступать неравномерно, то существуют риски, что ваши планы будут подвергаться корректировке. Но это обычная ситуация.

Для фиксации планов на ближайшее время удобно использование различного рода планировщиков. Желательно выбирать такие, которые бы позволяли иметь возможность планировать не только свое время, но и организовывать с его помощью онлайн митинги с командой, клиентами, ставить напоминания, просматривать планы коллег и т.п.

Попытаемся все-таки определиться с тем, с чего начинается и чем заканчивается день менеджера.

✔️ Рабочий день менеджера начинается на 1-2 часа раньше, чем команды. Это связано с тем, что необходимо в начале дня просмотреть все каналы, чаты, почту.

✔️ Планирование/корректировка загрузки команды на день.

✔️ Проведение ежедневных встреч с командой, узнать что было сделано, что планируется сделать, какие возникли проблемы и что мешает двигаться дальше.

✔️ Мониторинг выполненных тасков.

✔️ Ответить на все запросы, поступившие от клиентов.

✔️ Решение текущих проблем.

✔️ Проведение эстимейтов совместно с командой, если с таким запросом обратились сэйлзы.

✔️ Проанализировать, что может принести компании дополнительную прибыль – предложить клиентам новые фичи, саппорт и т.п.

✔️ Работа с документацией.

✔️ Митинги с коллегами, руководством по вопросу оптимизации процессов и т.п.

✔️ Митинги с клиентами.

✔️ Фиксация результатов встреч/переговоров.

✔️ Перед окончанием рабочего дня просмотр всех каналов, чатов, почты, отправка ответов на запросы.

В планах не рассмотрены пункты, связанные с приемом проектов от сэйлзов, проведение релизов, ретроспектив и т.п. Спрогнозировать на 100% рабочий день невозможно. Но необходимо выделить стратегически важные пункты, которые должны быть обязательно выполнены в течении дня. А интуиция и опыт уже позволят избежать либо же решить неожиданно возникающие проблемы.

Более подробную информацию по данному вопросу вы сможете получить у нас, пройдя наши курсы (ShBP Academy).