Успешность проекта зависит напрямую от того, насколько готовы и умеют коммуницировать друг с другом стейкхолдеры.
Основной задачей менеджера проектов является не только разработка стратегии коммуникации, а также реализация всех запланированных действий для ее реализации.
Процесс планирования проекта должен начинаться с разработки плана коммуникаций (Документирование проекта), который базируется на основании потребностей всех заинтересованных сторон. Управление коммуникациями основывается на выполнении четко разработанной стратегии (плана). Постоянный мониторинг коммуникаций в виде получения обратной связи от стейкхолдеров об удовлетворенности информацией, позволяет судить о том, все ли заинтересованные стороны участвуют в работе над проектом.
Коммуникация может быть письменной (в чатах (каналах), через электронную почту) или устной (митинги).
В чаты (каналы) обязательно необходимо добавлять кого-то с руководства компании или подразделения, при отправке электронных писем в копию также ставить руководство, чтобы они с одной стороны мониторили состояние дел, а с другой стороны могли подстраховать при возникновении каких-либо экстренных ситуаций (болезнь и т.п.).
Каждый митинг должен заканчиваться рассылкой на почту всем участникам Meeting minutes, чтобы все видели результаты митинга и могли внести коррективы, если секретарь что-то неверно понял.
Желательно всех стейкхолдеров собрать в одном месте, определиться кто из них имеет наивысшую степень важности и влияния. Однако не стоит с фанатизмом пытаться выполнить эту задачу, поскольку все зависит от продолжительности и масштабности проекта. На одном их моих проектов было более 50 стейкхолдеров и для них мы создали чаты (каналы) по интересам: руководство, админы, исполнители.
Поговорим немного о митингах.
Первый митинг команды с заказчиками носит название «Кick-off meeting» и предназначен для знакомства команды, менеджера проектов с клиентами.
Planning meeting – митинги продолжительностью от 1-го до 3-х часов, которые проводятся в начале спринта. Это еще одна возможность для Product Owner и команды удостовериться, что все всё точно понимают. На встрече все должны договориться о цели спринта и определить, что должны выполнить за спринт.
Stand-up meeting – ежедневный 15-ти минутный митинг клиента с командой и менеджером. Основная цель митинга – получить ответы от каждого члена команды на следующие вопросы:
✔️ Что было сделано вчера?
✔️ Что планируется выполнить сегодня?
✔️ Какие возникли трудности при выполнении тасков?
Retrospective – митинг, проводимый в конце спринта, а также при окончании проекта. Цель митинга – получить ответы от каждого члена команды на следующие вопросы:
✔️ Что команда сделала хорошо?
✔️ Что команда могла сделать лучше?
✔️ Что было сделано просто ужасно и не стоит делать больше никогда?
✔️ Какие новшества команда может начать внедрять немедленно?
Более подробную информацию по данному вопросу вы сможете получить у нас, пройдя наши курсы (ShBP Academy).