Достаточно часто заходят проекты в компании, которые интересны не только с финансовой точки зрения, но и с точки зрения прокачки команды в какой-то из технологий.
И не всегда компания может покрыть весь необходимый стэк технологий собственными ресурсами. В этом случае компании приходится быстро обучать собственный персонал, нанимать новых сотрудников, либо же привлекать сторонних разработчиков.
Если с обучением и наймом все понятно, то привлечение сторонних разработчиков относится уже к закупкам проекта. В данном случае возникает потребность в приобретении услуг.
Рассмотрим базовые вещи, которые необходимо предусмотреть каждому менеджеру проектов при работе с закупками (согласно PMBOK).
Управление закупками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения необходимых для осуществления проекта продуктов, услуг или результатов вне команды проекта. Персонал, уполномоченный приобретать необходимые для осуществления проекта товары и/или услуги, может быть членом команды проекта, руководством или, в соответствующих случаях, специалистом из отдела снабжения организации.
Управление закупками проекта состоит из:
✔️ планирования управления закупками;
✔️ проведения закупок;
✔️ контроля закупок.
Определить связанные с закупками роли и сферы ответственности необходимо на ранних стадиях процесса планирования.
Закупочная документация содержит изложенную письменно информацию, которая используется для заключения юридического соглашения. Закупочная документация может включать в себя:
✔️ Описание работ на закупку. Описание работ (SOW) на закупку для продавцов включает четко оговоренные цели, требования и результаты, учитывая которые они могут предоставить количественно измеряемый ответ.
✔️ Независимые оценки стоимости. Независимые оценки стоимости производятся либо внутри организации, либо с использованием внешних ресурсов, и обеспечивают возможность проверки корректности в сопоставлении с предложениями, поданными участниками конкурса.
✔️ Критерии выбора поставщика. Эти критерии описывают, как будут оцениваться предложения участников конкурса, включая критерии оценки и весовые коэффициенты. Для снижения риска покупатель может принять решение подписать соглашения с несколькими продавцами, чтобы снизить ущерб, причиненный возникновением проблем у единственного продавца, которые отразятся на всем проекте в целом.
Обычными шагами для осуществления закупок является:
✔️ подготовка описания работ (SOW) на закупку или технического задания (terms of reference, TOR);
✔️ подготовка оценки расходов высокого уровня для составления бюджета;
✔️ объявление конкурса;
✔️ определение короткого списка продавцов, отвечающих требованиям;
✔️ подготовка и выпуск конкурсной документации;
✔️ получение от продавца подготовленного им предложения;
✔️ проведение технической оценки предложений, включая оценку качества;
✔️ проведение оценки стоимости предложений;
✔️ подготовка окончательной сводной оценки качества и стоимости для выбора предложения-победителя;
✔️ завершение переговоров и подписание договора между покупателем и продавцом.
Поскольку методы конкурсного отбора могут требовать от продавцов предварительного вложения больших трудозатрат и ресурсов, правильной практикой является указание метода оценки в закупочной документации, чтобы участники конкурса знали, как будет производиться их оценка. Общепринятыми методами выбора являются следующие:
✔️ Наименьшая стоимость.
✔️ Только квалификационные требования. Покупатель определяет короткий список кандидатов и выбирает участника конкурса на основе наилучших характеристик с точки зрения надежности, соответствия квалификационным требованиям, опыта, знаний, областей специализации и наличия рекомендаций.
✔️ На основе качества и стоимости. Метод оценки на основе качества и стоимости позволяет включить стоимость в качестве фактора в процесс выбора продавца. Как правило, когда риск и/или неопределенность для данного проекта выше, качество должно быть ключевым элементом по сравнению со стоимостью.
✔️ Единственный источник. Покупатель предлагает конкретному продавцу подготовить техническое и финансовое предложения, по которым затем проводятся переговоры. Поскольку конкуренция отсутствует, этот метод является приемлемым только когда он надлежаще обоснован и этот метод следует считать исключением из общего правила.
✔️ Фиксированный бюджет. Метод фиксированного бюджета предполагает раскрытие выделенного бюджета приглашенным для участия в конкурсе продавцам в запросе предложений и выбор делается в пользу получившего наивысшую оценку предложения в рамках бюджета. Поскольку продавцы связаны ограничениями стоимости, они приведут содержание и качество своего предложения в соответствие с выделенным бюджетом. Поэтому покупатель должен обеспечить, чтобы бюджет был сопоставим с SOW, а продавец был в состоянии выполнить свои задачи в рамках выделенного бюджета. Этот метод является целесообразным только в тех случаях, когда SOW определено точно, не предполагается никаких изменений, и бюджет является фиксированным и не может быть превышен.
Договор – это имеющее обязательную силу для сторон соглашение, предусматривающее: обязательство продавца предоставить покупателю предусмотренные продукты, услуги или результаты; обязательство покупателя вознаградить продавца; и оформляющее правовые отношения, которые подлежат урегулированию в судебном порядке. Основные компоненты договорного документа различаются и могут предусматривать, среди прочего, следующее:
✔️ описание работ на закупку или основные поставляемые результаты;
✔️ расписание, контрольные события или срок, к которому требуется разработать расписание;
✔️ отчетность об исполнении;
✔️ расценки и условия оплаты;
✔️ критерии инспекции, качества и приемки;
✔️ гарантийные обязательства и поддержка продукта после продажи;
✔️ поощрения и штрафные санкции;
✔️ страховые гарантии и гарантии выполнения договора;
✔️ одобрение выбора субподрядчиков;
✔️ общие условия и положения;
✔️ работа с запросами на изменения;
✔️ механизмы досрочного прекращения действия договора и альтернативного разрешения споров.
Более подробную информацию по данному вопросу вы сможете получить у нас, пройдя наши курсы (ShBP Academy).