Основная задача сэйлза – завести проект в компанию, продав его при этом как можно дороже. Задача же команды и менеджера – сделать проект в срок и в рамках бюджета.
Первая коммуникация сэйлза и менеджера наступает на этапе предварительного эстимирования проекта. Когда клиент, имея идею и составленное техническое задание (ТЗ) на 1 листе формата А4, пытается получить точный эстимейт, а сэйлз со словами: «Дайте хоть какую-то цифру прямо сейчас» – убеждает команду провести экстренное эстимирование.
Это типичная ситуация для многих компаний. Хотя, конечно, так быть не должно.
Взаимодействие Sales Manager с менеджером проектов должно происходить следующим образом:
✔️ cэйлз должен по максимуму уточнить требования у клиента, зафиксировать их, взять все материалы, которые готов предоставить клиент, уточнить у клиента сроки эстимирования и сроки реализации проекта, поставить задачу на менеджера, описав все в ней, а также прикрепив всю имеющуюся информацию;
✔️ команда должна дать грубый эстимейт (Estimate type – Top-Down, погрешность от – 50% до 50%, срок эстимирования 2-3 дня), а также задать вопросы, которые могут существенно повлиять на срок и стоимость проекта (все это должно быть отражено в задаче, которую заводил сэйлз) (Эстимирование проекта, задачи);
✔️ если клиента устраивает выставленный предварительный эстимейт, но он хочет Fixed Price, то необходимо сэйлзу получить от клиента ответы на вопросы, которые были заданы членами команды при грубом эстимировании;
✔️ команда должна провести детальное эстимирование (Estimate type – Top-Down, погрешность от – 25% до 25%, срок эстимирования – от 3-х до 7-ми дней) после получения ответов на уточняющие вопросы и предоставить результат клиенту;
✔️ сэйлз должен довести клиента до подписания контракта, после получения предоплаты оформить передачу проекта (информирование менеджера о сроках реализации проекта, стоимости проекта, предоставление контактных данных всех стейкхолдеров, передача копии договора и всех материалов, полученных от клиента). Все договоренности сэйлза с клиентом должны быть задокументированы.
К сожалению, на этом взаимодействие с сэйлзом не заканчивается. В 80% случаев оказывается, что сэйлз что-то наобещал клиенту в качестве бонуса, а об этом забыл сообщить менеджеру и т.п.
Первые конфликты с клиентом начинают появляться при утверждении ТЗ. Только после разработки ТЗ можно четко определить стоимость проекта и выставить окончательный эстимейт, поскольку эстимирование уже выполняется снизу вверх (Estimate type – Bottom-Up, погрешность – 0%, срок эстимирования – от 1-й до 2-х недель). И тут, как раз клиент понимает, что то, что обещал сэйлз, отсутствует в ТЗ. Дальше спор, повторные согласования, подписание дополнительного соглашения и т.п. Безусловно, можно обойтись и без доп. соглашений, если менеджер и команда, зная уже специфику работы сэйлзов, учли риски при выставлении эстимейта.
В идеале, как только сэйлз почувствовал, что клиент наш, но контракт еще не подписан, надо сразу привлекать менеджера и бизнес аналитика, чтоб они окончательно поняли, что же реально желает клиент. Чем раньше начнет коммуницировать менеджер с клиентом, тем больше вероятность, что проект будет успешным.
Более подробную информацию по данному вопросу вы сможете получить у нас, пройдя наши курсы (ShBP Academy).